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河池住房公积金管理中心实现业务档案数字化管理
2018/4/26 15:26:30   来源:广西住房城乡建设厅网
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河池市住房公积金管理中心通过建立电子档案信息系统和档案数据交换接口、全面梳理完善各项档案管理制度、逐步推进存量历史档案数字化、简化业务材料和优化办事流程等举措,实现了业务档案数字化管理,为缴存单位和缴存职工提供了更加优质便捷的服务。

 建立电子档案信息系统和档案数据交换接口。通过电子档案系统将纸质档案转化为数字档案,统一管理档案信息,可以通过日期、档案名称、关键词等查询公积金提取、贷款和财务档案,大大提高了档案利用效率。同时,建立住房公积金管理信息系统和电子档案系统的信息交换接口,实现系统功能对接和信息共享。通过交换接口,业务人员可以实时将业务材料转化为电子档案进行存档,也可以实时从档案系统获取历史档案信息。

全面梳理完善各项档案管理制度。结合业务实际和档案数字化管理的需要,对原有的各项档案制度进行全面梳理和修改完善,制定了《河池住房公积金管理中心归集业务档案整理及扫描规程(试行)》等一系列相关制度,逐步规范了档案录入、管理工作。

逐步推进存量历史档案数字化。对各业务科室的档案进行统计分析,摸清各业务类型的年度档案总量情况,结合档案经费预算,合理制定年度存量档案数字化工作目标,按照“分步实施、突出重点”的原则,通过服务外包的方式逐步推进存量档案的数字化扫描录入工作,为在业务办理过程中应用档案资料提供基础数据,提高档案的利用效率。目前,已完成历年贷款档案和2016年汇缴、支取档案近200万页资料的扫描、录入和整理归档。    

简化业务材料,优化办事流程。在业务办理过程中,由工作人员扫描提取、贷款等业务要件材料,即时在管理信息系统中生成电子档案并同步上传至电子档案系统,最大限度降低复印存档的资料数量。同时,通过档案复用,使职工再次办理相同提取业务时,只需提供本人身份证即可办理,无需每次都携带户口本、银行卡等材料,避免了因资料不全而往返奔波。此外,中心在信贷业务审批时,预先通过业务系统调用、查看申请资料是否合规,在收到纸质材料后可立即进行签批,提高了审批效率,缩短了贷款审批时间。

 通过实现业务档案数字化管理,河池市住房公积金管理中心的档案利用效率大幅度提高,业务办理更加方便快捷,监督管理工作更加及时有效。(河池市住房公积金管理中心 供稿)

   

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